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Wann wird’s mal wieder richtig Sommer? Tipps für die richtige Urlaubsplanung

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Wann wird’s mal wieder richtig Sommer? Tipps für die richtige Urlaubsplanung

Urlaubsplanung leichtgemacht

Die Tage werden länger, die Temperaturen steigen, der Sommer steht vor der Türe – und damit auch der heiß ersehnte Sommerurlaub.

Wer im Team arbeitet und andere Kollegen in deren Abwesenheit vertreten muss oder besondere Deadlines einzuhalten hat, kennt daher auch das alte Lied von der Urlaubsplanung  – wer darf sich wann freinehmen? Muss ich Kollegen mit Kindern in der schulfreien Ferienzeit immer den Vorzug geben? Und was sind absolute No-Gos bei der Urlaubsplanung?

 

Konflikte vorprogrammiert?

Ohne Frage: Jedem, der in einem regulären Dienstverhältnis arbeitet, steht auch bezahlter Erholungsurlaub zu. Das weiß natürlich auch Ihr Arbeitgeber und wird Ihnen diesbezüglich eher selten Probleme bei der Planung bereiten – für Ihn ist wahrscheinlich in erster Linie wichtig, dass die Arbeitsstelle auch in der Urlaubszeit ausreichend besetzt ist.

Ein weitaus größerer Konfliktherd befindet sich allerdings innerhalb des Teams: Streitereien unter Kollegen stehen gerade dann an der Tagesordnung, wenn es darum geht, die Urlaubsplanung für den bevorstehenden Sommer umzusetzen.

 

Das letzte Wort hat im Zweifelsfall der Chef

Wenn Sie sich partout nicht einigen können, wer von den Kollegen seinen Wunschurlaub erhält und wer Kompromisse eingehen muss, landet der Fall üblicherweise beim Vorgesetzten. Dieser wird bei seiner Entscheidung zwei Aspekte ganz besonders berücksichtigen – einerseits den sozialen, andererseits den betrieblichen.

Letzterer kann einfacher begründet werden: Ist Ihre Anwesenheit in diesem Zeitraum dringend erforderlich, etwa, da wichtige Termine im Zusammenhang mit Ihrem Projekt anstehen, kann er gegebenenfalls Ihren Urlaubsantrag ablehnen.

Was die sozialen Gründe angeht, ist es da schon schwieriger: Denn zwar sind grundsätzlich Urlaubsanträge von Eltern schulpflichtiger Kinder vorrangig zu genehmigen – jedoch nur dann, wenn diese Behandlung kinderlose Arbeitnehmer nicht dauerhaft in Ihrer Urlaubsplanung einschränkt: Dies wäre etwa dann der Fall, wenn diese nie in der Ferienzeit Urlaub nehmen können.

 

Bleiben Sie kompromissbereit, aber stecken Sie nicht nur ein

Besser, als stur auf einen Termin zu beharren, ist es natürlich, Kompromisse einzugehen. Dazu  zählt, dass Sie mit Ihren Kollegen bereits frühzeitig absprechen, ob es fixe Terminwünsche gibt und wie mit diesen im Team grundsätzlich umgegangen wird.

Es kann in diesem Zusammenhang helfen, eine öffentliche Urlaubsliste im Büro auszuhängen, in welche jeder Kollege seinen Wunschtermin unverbindlich einträgt. So lassen sich Terminkollisionen gleich im Vorfeld erfassen und besprechen.

Wichtig ist auf jeden Fall, dass Sie sachlich und möglichst neutral bleiben.  Achten Sie aber umgekehrt auch darauf, dass Sie sich nicht zu sehr einschüchtern lassen.

 

Der Umgang mit sturen Kollegen

Jeder kennt vermutlich diesen einen Kollegen, der den Dialog bewusst nicht sucht, sondern das Team lieber vor vollendete Tatsachen stellt, indem er verkündet: „Damit ihr es wisst: Am … bin ich auf Urlaub – komme, was wolle.“

Wenn Sie damit ein Problem haben, sollten Sie es unbedingt ansprechen. Sollten Sie zu keiner Lösung kommen und der Kollege beharrt weiterhin auf seine freien Tage, sollten Sie wenigstens versuchen, bereits für das nächste Mal einen Kompromiss zu vereinbaren und festzulegen, dass er dann anderen den Vortritt lässt: In vielen Betrieben funktioniert dieses „Wechsel-Prinzip“ wunderbar, weil beide Seiten wissen, worauf sie sich einstellen können.

Übrigens: Auch die Killerphrase „Du hast ja keine Kinder“ sollte sie nicht in die Defensive bringen. Fakt ist: Rücksicht nehmen ist in Ordnung, das gilt aber auch für die Gegenseite.

 

Vor dem Urlaub: Das sollten Sie besser nicht tun

Auch, wenn Ihnen der Erholungsurlaub gesetzlich zusteht: Es gibt dabei einige Dinge, die Sie unbedingt beachten sollten. Die wichtigsten drei Punkte für Sie im Überblick:

  1. Gehen Sie nicht ohne Genehmigung! Auch, wenn der Urlaubswunsch beim Arbeitgeber eingereicht wurde: Gültig ist er erst dann, wenn er auch genehmigt wurde! Bevor Sie also unangekündigt von der Arbeit fernbleiben, fragen Sie lieber noch einmal nach, ob Ihr Vorgesetzte den Antrag auch wirklich erhalten.
  2. Hinterlassen Sie kein Chaos! Gerade, wenn ein Kollege Sie in Ihrer Abwesenheit vertritt, sollten Sie darauf achten, Ihre Aufgabenbereiche für diesen Zeitraum ordentlich zu übergeben. Fassen Sie für Ihre Vertretung kurz den aktuellen Stand der Projekte zusammen, schreiben Sie auf, was wann zu erledigen ist, und fügen Sie eine Liste der wichtigsten Ansprechpartner hinzu.
  3. Vergessen Sie nicht, Ihre Kunden zu informieren! Bevor Sie für längere Zeit in den Freizeit-Modus schalten, sollten Sie Ihre Kunden kurz informieren, wer in dieser Zeit ihr Ansprechpartner Vergessen Sie auch nicht auf die automatische E-Mail-Benachrichtigung, die Ihre Kontakte über Ihre Abwesenheit informiert.

 

Klinken Sie sich wirklich aus!

Last but not least: Der Urlaub ist genehmigt, die Übergabe erfolgreich abgeschlossen und Sie genießen endlich ihre wohlverdiente Freizeit – aber tun Sie das auch wirklich?

Verzichten Sie, wenn möglich, bitte darauf, regelmäßig Ihre dienstlichen E-Mails zu checken oder trotz Sonne, Strand und Meer stundenlang mit Kunden am Telefon zu hängen.

Versuchen Sie wirklich, Job und Privates im Urlaub zu trennen – nur so können Sie abschalten und kommen erholt wieder an Ihren Arbeitsplatz zurück – gestärkt und gewappnet für die nächsten teaminternen Querelen rund um die Urlaubsplanung 2018!

Katrin Scheiber
Katrin Scheiber bloggt seit 2016 im Auftag der CAREER & Competence über karriererelevante Themen rund um Ausbildung, Beruf und Studium.