Keine Angst vor der Deadline: Warum gutes Zeitmanagement so wichtig ist

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Keine Angst vor der Deadline: Warum gutes Zeitmanagement so wichtig ist

erfolgreiches Zeitmanagement

Jeder kennt sie, jeder fürchtet sie, und doch gibt es viele, die – um effizient arbeiten zu können – von ihr regelrecht abhängig sind: Die Rede ist von der berühmt-berüchtigten Deadline.

Ja, es gibt sie: Die Menschen, die sich davon scheinbar gar nicht beeindrucken lassen und ihre Projekte fristgerecht und effizient umsetzen. Für alle anderen – diejenigen, die ihre strebsamen Kollegen gelegentlich mit neidvollen Blicken mustern und sich in Anbetracht des näher rückenden Abgabetermins selbst in Chaos und Überarbeitung verlieren – haben wir gute Nachrichten: Dem Stress, den nächtlichen Überstunden und der Auf-den-letzten-Drücker-Mentalität ist mit dem richtigen Zeitmanagement leicht abzuhelfen.

 

Die Deadline als ständiger Begleiter?

Dem Großteil von uns begegnet die Deadline bereits in der Grundschulzeit: Jeder, der (mehr oder weniger) fleißig seine Hausaufgaben gemacht hat, weiß, dass diese üblicherweise am nächsten Tag erledigt sein müssen. Maturanten und Studenten haben es nicht leichter – große Stoffmengen müssen gelernt, Abschlussarbeiten geplant und geschrieben werden.

Im darauf folgenden Berufsleben wird vorausgesetzt, dass Sie mit Begriffen wie Zeitdruck, selbständigem Arbeiten und Effizienz keine Schwierigkeiten haben. Dass dem nicht immer so ist, beweist die eigene Erfahrung – oder haben Sie sich in Anbetracht eines näher rückenden Abgabetermins noch nie über sich selbst geärgert, weil Sie Ihre Aufgaben zu spät in Angriff genommen haben?

 

Tipps gegen den „Deadline-Stress“

Wir haben einige Tipps zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen können, Ihr Zeitmanagement zu optimieren. Wenn Sie diese beherzigen, werden Sie mit einem Phänomen konfrontiert, das derzeit in aller Munde ist: Entschleunigung. Klar, der Begriff wird durch seinen inflationären Gebrauch in hippen Lebensratgeber-Kreisen vielfach belächelt, aber er beinhaltet, metaphorisch betrachtet, eine wichtige Aussage: Der Fluss der Zeit wird (gefühlt) verlangsamt – und das ist es, worauf es bei erfolgreichem Zeitmanagement letztendlich ankommt.

 

1. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche – legen Sie Listen an

Sie haben viele unterschiedliche Aufgaben zu bewältigen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Machen Sie sich eine Liste und sortieren Sie die verschiedenen Aufgaben nach Priorität. Erstellen Sie davon ausgehend Ihren Zeitplan, beispielsweise für die kommende Woche. Bei der Planung sollten Sie darauf achten, für Aufgaben mit niedriger Priorität auch entsprechend weniger Zeit einzukalkulieren. Wer sich darüber hinaus der Tatsache bewusst ist, dass es einen eklatanten Unterschied zwischen „dringend“ und „wichtig“ gibt, hat dabei schon halb gewonnen.

 

 2. Step by step: Planen Sie in kleinen Schritten

Wer alles auf einmal in Angriff nehmen will, wird schnell demotiviert die Flinte ins Korn (alternativ: den Computer aus dem Fenster) werfen. Machen Sie sich klar, dass Sie nicht alles an einem Tag schaffen können und müssen. Besser ist es, anstehende Aufgaben bereits im Vorfeld in kleine „Häppchen“ einzuteilen und diese nach und nach abzuarbeiten, idealerweise über einen längeren Zeitraum verteilt. Zugegebenermaßen erfordert diese Methode ein hohes Maß an Selbstdisziplin – sie erweist sich jedoch als überaus hilfreich, um eine ausgewogene Work-Life-Balance beizubehalten.

 

3. Bündeln Sie ähnliche Aufgaben

Organisieren Sie, wann immer möglich, Ihren Zeitplan so, dass Sie ähnliche Aufgaben zusammen erledigen können. Müssen Sie etwa Telefonate führen oder E-Mails beantworten, erledigen Sie am besten gleich alle auf einmal. Wenn Sie externe Termine haben, kombinieren Sie diese Wege mit anfallenden Amtsgängen oder nutzen Sie die Gelegenheit, um wichtige Besorgungen zu erledigen. Mit diesem Vorgehen sparen Sie viel Zeit und Energie, und Sie laufen durch die vorherige Planung nicht Gefahr, wichtige Aufgaben zu vergessen oder Fristen zu versäumen.

 

4. Finden Sie Ihre persönliche Bestzeit

Keine Sorge – mit „Bestzeit“ ist nicht Schnelligkeit gemeint! Vielmehr gilt es herauszufinden, wann genau Sie persönlich am effizientesten arbeiten. Das klingt zunächst banal – tatsächlich folgen wir aber alle einem individuellen (Bio-)Rhythmus, der großen Einfluss auf unsere Produktivität und Kreativität hat. Genau zu wissen, wann man sich an seinem persönlichen Leistungshoch befindet, kann für die Bewältigung von wichtigen Deadlines und großen Projekten enorm hilfreich sein. Wer zum Beispiel vormittags eher inspirationslos ist, sollte in dieser Zeit besser Routinearbeiten erledigen und später seine persönliche „Primetime“ für komplexe, anspruchsvolle Aufgaben nutzen.

 

5. Perfektionismus hält Sie auf

Gründlichkeit ist gut – wenn Sie aber allzu perfektionistisch an die Aufgabenbewältigung herangehen, werden Sie sich früher oder später verzetteln. Versuchen Sie also trotz aller Genauigkeit und Liebe fürs Detail, den Blick für das Wesentliche nicht aus den Augen zu verlieren. Falscher Ehrgeiz kann Sie wertvolle Zeit kosten. Vergessen Sie daher nicht, auch gelegentlich Hilfe in Anspruch zu nehmen. Der Kollege nebenan ist Fachmann auf dem Gebiet, zu dem Sie schon seit Stunden erfolglos recherchieren? Zögern Sie nicht und fragen Sie ihn um Rat! Sie werden schnell merken: Tipps von Experten sind Gold wert – und sie helfen Ihnen dabei, sich schneller wieder auf Ihre priorisierten Aufgaben zu konzentrieren.

Was sind Ihre Tipps und Tricks für erfolgreiches Zeitmanagement?

Katrin Scheiber
Katrin Scheiber bloggt seit 2016 im Auftag der CAREER & Competence über karriererelevante Themen rund um Ausbildung, Beruf und Studium.